Kassenpflicht für Vereine: Was Sportvereine, Schützenvereine und Festveranstalter jetzt wissen sollten

Ob Vereinsfest, Schützenfest, Sportveranstaltung oder Jubiläum: Wo viele Gäste zusammenkommen, fließt häufig nicht nur frisches VELTINS – es fließen auch viele Zahlungen. Getränke werden verkauft, Essen wird ausgegeben, Wertmarken abgerechnet oder Eintrittsgelder kassiert. Genau deshalb ist das Thema Kassenpflicht für Vereine derzeit in aller Munde.

Dabei ist wichtig zu beachten: Aktuell gibt es in Deutschland noch keine allgemeine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Eine offene Ladenkasse ist weiterhin grundsätzlich möglich. Allerdings gelten schon heute umfangreiche Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenführung. Die verbindliche Kassenpflicht ist beim Gesetzgeber aber in Planung und soll nach dem derzeitigen Gesetzentwurf ab 2028 relevant werden. 

Für Vereine ist deshalb jetzt ein guter Zeitpunkt, sich mit dem Thema zu beschäftigen. Wir erklären Ihnen die Hintergründe und was es demnächst für Ihren Verein zu beachten gibt.

Was bedeutet Registrierkassenpflicht eigentlich?

Die Registrierkassenpflicht bedeutet, dass bestimmte Umsätze verpflichtend über ein elektronisches Kassensystem erfasst, dokumentiert und manipulationssicher gespeichert werden müssen. Für einen Verein heißt das zum Beispiel: Statt Einnahmen nur über eine Geldkassette, Strichlisten oder handgeschriebene Aufzeichnungen abzurechnen, werden Verkäufe direkt über die Kasse gebucht. Das schafft nicht nur mehr Sicherheit bei der Abrechnung, sondern macht auch sichtbar, wo welcher Umsatz erzielt wurde, wie viel bar oder per Karte bezahlt wurde und welche Einnahmen am Ende des Tages vorhanden sein müssen.

Umgangssprachlich wird der Begriff „Registrierkassenpflicht“ häufig etwas zu pauschal verwendet. Denn verpflichtend ist eine elektronische Registrierkasse derzeit eben noch nicht. Wer mit der Anschaffung also noch warten möchte und weiterhin mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, darf das grundsätzlich tun. Wichtig ist jedoch: Auch dann müssen alle Kasseneinnahmen und -ausgaben vollständig, nachvollziehbar und nach den geltenden steuerlichen Vorgaben dokumentiert werden.

Warum soll es eine Registrierkassenpflicht geben?

Mit der geplanten Registrierkassenpflicht will der Gesetzgeber vor allem dafür sorgen, dass Umsätze vollständiger und nachvollziehbarer erfasst werden. Elektronische Kassensysteme machen Verkäufe transparenter und erschweren nachträgliche Manipulationen. Gleichzeitig sollen dadurch vergleichbare Regeln für Betriebe geschaffen werden, die viele Bar- oder Kartenzahlungen abwickeln – und das eben nicht nur in der Gastronomie, sondern auch im Vereinsbetrieb.

Was ändert sich durch die Kassenpflicht für Vereine voraussichtlich ab 2028?

Das Bundesfinanzministerium hat im August 2026 einen Entwurf für eine neue Kassenpflicht vorgelegt. Vereinfacht gesagt: Wer mit seinem Betrieb bestimmte Umsatzgrenzen überschreitet, soll künftig verpflichtend ein elektronisches Kassensystem nutzen.

Im Entwurf ist aktuell eine Grenze von mehr als 100.000 Euro Umsatz pro Jahr vorgesehen. Wer diese Grenze bereits 2027 oder früher überschreitet, soll die neue Kassenpflicht ab dem 1. Januar 2028 erfüllen müssen. Wird die Grenze erst später überschritten, soll die Pflicht grundsätzlich ab dem 1. April des jeweils darauf folgenden Jahres gelten. Es handelt sich derzeit um einen Gesetzentwurf. Bis zum Inkrafttreten können sich einzelne Regelungen also noch ändern.

Für welche Vereine gilt die geplante Registrierkassenpflicht?

Die Kassenpflicht kann verschiedene Vereine betreffen. Entscheidend ist nicht nur, wie viel Geld insgesamt auf dem Vereinskonto eingeht, gerade bei gemeinnützigen Vereinen muss genauer hingeschaut werden. Mitgliedsbeiträge, Spenden, Einnahmen aus Veranstaltungen oder der Verkauf von Speisen und Getränken sind steuerlich nicht immer automatisch dasselbe.

Nach den bisher geplanten Ausnahmen sollen bei gemeinnützigen Vereinen vor allem die Umsätze aus bestimmten wirtschaftlichen Bereichen betrachtet werden. Dazu können zum Beispiel Einnahmen aus Festen, Bewirtung oder anderen Verkaufsaktivitäten gehören.

Außerdem ist vorgesehen, dass einzelne wirtschaftliche Bereiche eines Vereins möglicherweise getrennt betrachtet werden können. Das kann gerade für Sportvereine, Schützenvereine oder größere Veranstalter einen wichtigen Unterschied machen. Auch diese Ausnahmen sind allerdings noch nicht endgültig beschlossen.

Typische Irrtümer rund um die Vereinskasse

Beim Thema Kassenpflicht gibt es einige Aussagen, die man immer wieder hört.

„Wir sind ein gemeinnütziger Verein. Das betrifft uns nicht.“

Das lässt sich so pauschal jedoch nicht sagen. Auch ein gemeinnütziger Verein kann wirtschaftliche Einnahmen erzielen. Zum Beispiel beim Verkauf von Essen und Getränken auf einem Vereinsfest.

„Wir veranstalten nur einmal im Jahr ein großes Fest.“

Auch eine einzelne große Veranstaltung kann für die Kassenführung relevant sein. Entscheidend sind die tatsächlichen Umsätze und die steuerliche Einordnung.

„Kartenzahlungen haben mit der Kasse nichts zu tun.“

Auch das ist ein Irrtum. Nach dem aktuellen Gesetzentwurf sollen nicht nur Barzahlungen, sondern auch Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarte über das elektronische Kassensystem erfasst werden.

„Eine Geldkassette reicht doch aus.“

Heute darf unter bestimmten Voraussetzungen noch mit einer offenen Ladenkasse gearbeitet werden. Trotzdem müssen die Einnahmen ordentlich und nachvollziehbar dokumentiert werden. Mit der geplanten Kassenpflicht könnte sich das für betroffene Vereine künftig ändern.

Registrierkassenpflicht: Auswirkung auf Getränkewagen, Bierstände und mobile Kassen

Für Vereinsfeste sind diese Aspekte besonders wichtig. Bei einem Schützenfest, Sportfest oder Dorffest gibt es oft nicht nur eine zentrale Kasse. Stattdessen stehen vielleicht ein Getränkewagen, ein Grill- oder Kuchenstand und mehrere mobile Verkaufsstellen auf dem Gelände.

Auch dafür sind im aktuellen Entwurf besondere Regelungen vorgesehen. Unter bestimmten Voraussetzungen könnten Zahlungen an mobilen oder vorübergehenden Verkaufsstellen zunächst auch ohne eigene elektronische Kasse angenommen werden. Die Einnahmen müssten anschließend aber ordnungsgemäß in einem elektronischen Kassensystem erfasst werden. Wie genau diese Regelung am Ende aussehen wird, ist noch offen.

Für Vereine heißt das vor allem: Nicht jeder einzelne Getränkestand muss zwangsläufig genauso ausgestattet sein wie eine klassische Gaststätte. Trotzdem sollte frühzeitig geklärt werden, wie die Einnahmen sauber erfasst und später abgerechnet werden.

Wer schon eine elektronische Kasse nutzt, muss sie heute schon melden

Viele Gastronomiebetriebe und Vereine arbeiten bereits mit elektronischen Kassensystemen.

Seit 2025 müssen solche Systeme grundsätzlich auch beim Finanzamt gemeldet werden. Wird eine neue elektronische Kasse angeschafft oder eine vorhandene außer Betrieb genommen, muss dies in der Regel innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Das Thema Kasse besteht deshalb längst nicht mehr nur aus Tablet, Bondrucker und Geldschublade. Auch die richtige Einrichtung, Dokumentation und Meldung des Systems gehören dazu.

Warum lohnt es sich für Vereine, jetzt zu handeln?

Wer schon einmal ein großes Vereinsfest organisiert hat, weiß: An Veranstaltungstagen muss es schnell gehen.

Am Getränkestand stehen plötzlich 20 Gäste gleichzeitig. Beim Essen bildet sich eine Schlange. Ehrenamtliche Helfer wechseln während des Tages. Dazu kommen Bargeld, Kartenzahlungen, Wertmarken und vielleicht mehrere Verkaufsstellen.

Genau deshalb sollte ein neues Kassensystem nicht erst am Morgen vor dem Schützenfest ausgepackt werden.

Vorher sollten Artikel und Preise angelegt, Benutzer eingerichtet und Zahlungsarten getestet werden. Auch die Helfer müssen wissen, wie sie Getränke buchen, Zahlungen abschließen oder Fehler korrigieren.

Ebenso wichtig sind ganz praktische Fragen: Was passiert, wenn das Internet ausfällt? Wie arbeiten mehrere Stände zusammen? Wie wird ein Schichtwechsel durchgeführt? Und wie sieht am Ende des Tages die Abrechnung aus?

Wer das vorher einmal durchspielt, erspart sich während der Veranstaltung viel Stress.

Gute Technik ist wichtig, gute Beratung genauso

Nicht jeder Verein ist gleich. Ein kleiner Fußballverein mit einem Sommerfest hat andere Anforderungen als ein Schützenverein mit einem mehrtägigen Fest, mehreren Getränkewagen, Essensständen und tausenden Besuchern.

Deshalb sollte man sich nicht einfach irgendeine Kassenlösung anschaffen. Lassen Sie sich von den Anbietern in unserem Portal beraten. Die Kassenexperten von kassen-pflicht.de und der Gastrodina GmbH unterstützen Vereine gerne mit aktuellen Informationen, einer verständlichen Einordnung der Rechtslage und einem kostenfreien Erstgespräch, um gemeinsam die passende Lösung für den jeweiligen Verein zu finden.